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Adjuntar archivos a noticias, eventos y páginas Plone

¿Cómo puedo adjuntar archivos (pdf, doc, xls, odt,...) al cuerpo del texto de las noticias, eventos y páginas de Plone para su descarga desde los mismos?

Introducción

En este caso, nos estamos refiriendo al enlace de archivos que también estarán en nuestro propio sitio web (no a archivos externos, para los cuales bastará enlazar su URL usando el botón de enlace del editor visual del cuerpo del texto de nuestros elementos).

Esto, como tantas otras cosas en Plone, puede hacerse de diversas maneras (incluso existen complementos que permiten adjuntar archivos a ciertos tipos de elementos).

No obstante ello, nosotros recomendamos la siguiente forma de hacerlo, por ser aplicable en cualquier instalación de Plone y por permitirnos tener estos archivos perfectamente organizados y poder enlazar fácilmente un mismo archivo desde distintos elementos.

Almacén de archivos

En primer lugar, crearemos la estructura de carpetas y subcarpetas que usaremos para almacenar de manera organizada nuestros archivos:

  1. Crear la carpeta Archivos en la raíz del sitio (si queremos que no aparezca en el menú principal, la excluímos del menú de navegación).
  2. Crear dentro de esta nueva carpeta las subcarpetas Noticias, Eventos y Páginas.
  3. Crear dentro de las subcarpetas Noticias y Eventos una que corresponda al año actual (por ejemplo, 2013).
  4. Dentro de la subcarpeta Páginas podemos crear otras subcarpetas que sigan la estructura de nuestro sitio (por ejemplo: PresentaciónProductos, Servicios, Manuales, etc.).

En este punto, ya habremos creado la estructura de carpetas y subcarpetas que usaremos para organizar los archivos que enlazaremos desde el cuerpo del texto de nuestras noticias, eventos y páginas. Y, a medida que lo vayamos necesitando, iremos creando nuevas subcarpetas anuales o de cualquier otro tipo.

Adjuntar archivos

A partir de ahora, cada vez que queramos adjuntar archivos a una noticia, evento o página, sólo tendremos que seguir estos pasos:

  1. Subir los archivos (pdf, doc, xls, odt,...) a la correspondiente subcarpeta de nuestro almacén de archivos. Si fueran muchos archivos, podríamos valorar la posibilidad de crear una subcarpeta específica para ellos dentro de la subcarpeta que corresponda (por ejemplo: Archivos/Noticias/2013/Congreso Anual; Archivos/Páginas/Manuales/Accesibilidad; etc.). Además, si nuestro sitio web fuera un Plone Profesional o superior, podremos usar Plone Flash Upload para subir todos los archivos de una sola vez.
  2. Agregar o editar la noticia, evento o página -> ir al campo Cuerpo del texto -> escribir y seleccionar el texto que queremos enlazar al archivo (por ejemplo: el nombre del archivo, Descargar archivo, etc.) -> pulsar el botón Insertar/editar hipervínculo (eslabón de cadena) -> buscar el archivo o localizarlo navegando por las carpetas del sitio -> seleccionar el archivo -> Insertar -> Guardar.

¡Importante! Recuerde que los archivos heredan el estado de la carpeta que los contiene: si deben estar disponibles para su descarga por cualquier visitante, la carpeta que los contenga debe estar en estado Público o Visible externamente.